Agiles Arbeiten ist im privatwirtschaftlichen Bereich bereits vielerorts etabliert und erzielt gute Ergebnisse. Im Nonprofit-Sektor sieht das noch anders aus. In einer Zusammenarbeit zwischen der Deutschen Umweltstiftung und swapwork wurde daher Ende 2019 das Projekt ‚Agile goes Nonprofit‘ ins Leben gerufen. Das Ziel ist es, moderne Formen des Arbeitens wie Scrum und Kanban auf den gemeinnützigen Sektor zu übertragen. In den letzten Monaten ist daraus die Lernplattform Agathe entstanden. Mit ihr soll es gemeinnützigen Akteur*innen möglich sein, moderne Arbeitsweisen kennenzulernen und auszuprobieren.

In der siebenmonatigen Laufzeit wurden zuerst eine quantitative und qualitative Datenerhebung in Form von Umfragen, Leitfadeninterviews und Gesprächsgruppen durchgeführt. So wurde der Status quo der Arbeitsweisen in zivilgesellschaftliche Organisationen ermittelt. Die Ergebnisse der Forschungsphase zeigten u. a., dass 78 Prozent der Organisationen agile Methoden noch nicht thematisiert haben.

Im Kreis von agilen Fachexpert*innen und Mitarbeitenden aus NGOs wurde Anfang Februar in einem Methodenlabor ein erster Prototyp eines Leitfadens für agile Arbeitsweisen vorgestellt. In den nachfolgenden Methodenlaboren wurde dieser sogenannte Kompass weiterentwickelt und u. a. über ein geeignetes Medium zur Verbreitung agiler Inhalte diskutiert. Es entstand die Idee einer multimedialen Lernplattform, die besonders gemeinnützige Organisationen ohne agile Vorkenntnisse ansprechen soll.

Impressionen der Abschlussveranstaltung

Agathe hilft‘ wurde am 29. April 2020 auf einer virtuellen Abschlusskonferenz vorgestellt. Die 50 Teilnehmer*innen aus dem Nonprofit-Umfeld konnten Fragen zu Agathe stellen und mit den beiden Projektinitiatoren Michael Golze und Thomas Zimmermann das Ergebnis diskutieren.

Zu Beginn wurde die empirische Untersuchung im Dezember 2019 bis Januar 2020 vorgestellt. Die Studie zeigte, dass Ressourcenmangel (zu wenige hauptamtliche Stellen) und Trägheit (Bürokratie) als größte Hürde für die interne Umstellung von Arbeitsweisen wahrgenommen wird. Der Begriff Agilität wurde von einer Vielzahl von Organisationen nicht thematisiert. Jedoch zeigte sich, dass Prinzipien von agilen Arbeitsweisen bereits Anwendung finden. Einen Überblick über die Untersuchungsergebnisse können Sie der Videopräsentation entnehmen.

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Videopräsentation unserer Forschungsreise

Persönliche Betreuung durch Botschafter*innen

Im nächsten Programmpunkt stand die Präsentation von ‚Agathe hilft‘. Sie wurde als interaktive Lernplattform konzipiert, auf der Interessierte lernen können, ihre Projekte selbst agil umzusetzen.

Zielgruppe der Webseite sind Nonprofit-Organisationen, die in Projektstrukturen arbeiten, keine bis wenig Vorerfahrung mit agilen Arbeitsweisen haben und einen Zugang zum online Lernen haben. Ihnen steht das Gesicht der Lernplattform, die gute Agathe, zur Seite.

„Hallo, ich bin Agathe!“

Beim Einstieg unterstützt sie ein Netzwerk aus Botschafter*innen, die jederzeit Fragen beantworten und Hilfestellung zum Projekt geben. Die Kontaktaufnahme erfolgt ganz einfach über eine Terminreservierung bei den Botschafter*innen. Die Grundlagen von agilen Arbeitsweisen werden in kostenlosen Online-Kursen vermittelt. Eine ausführliche Darstellung erfolgt in diesem Video.

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Videodemonstration von ‚Agathe hilft‘

Finde Agathe alt, weiblich, schrullig total gut… think outside the box!

Im Anschluss an die Demonstration gab es die Möglichkeit, in drei virtuellen Räumen über die Zukunft der Arbeit in Nonprofit-Organisationen zu diskutieren – darunter aktuelle Herausforderungen und Probleme in der Projektarbeit.

Das Feedback zu Agathe war überwältigend. Besonders gelobt wurde die persönliche Ansprache durch die virtuelle Person Agathe. Der Erfahrungsaustausch mit Botschafter*innen wurde ebenso positiv aufgenommen. Die Rückmeldungen der Teilnehmenden zeigen, dass die Betonung der persönlichen Ebene den Zugang zu komplexen Methoden erleichtert, die sonst online schwer zu vermitteln sind.

Das Projekt wurde in seiner Gesamtheit enthusiastisch aufgenommen, besonders wurde die holistische Herangehensweise gelobt. Die Projektträger*innen sind davon überzeugt, dass Botschafter*innennetzwerk schnell aufzubauen, um damit viele gemeinnützige Organisationen in ihrer Projektarbeit zu unterstützen.

Lernen auch Sie agil zu arbeiten!

Wenn Sie Interesse an agilen Arbeitsweisen haben, schauen Sie gerne auf agathe-hilft.de vorbei. Nehmen Sie Kontakt mit unseren Botschafter*innen auf und profitieren sie von unseren Erfahrungen.

Weitere Informationen zum Projekt finden Sie hier auf unserer Projektseite und auf agathe-hilft.de.

Das Projektteam bedankt sich bei allen Teilnehmenden der Abschlusskonferenz und den vielen Helfer*innen.

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Konzepte

Die Urheber des agilen Manifests haben einige Rahmenwerke (Frameworks) entwickelt. Die bekanntesten und meistgenutzten Rahmenwerke sind Scrum und Kanban (microTOOL, 2020). Während sich Scrum für kreative Projekte eignet, kann Kanban auch für Routineaufgaben genutzt werden. Zudem eignet sich Scrum besser für Teamarbeiten in komplexen Projekten, während Kanban auch von alleine arbeitenden Personen genutzt werden kann (SolidCreativity GmbH, 2019).

Charakteristisch für Scrum ist, dass die gesamte Projektlaufzeit in Etappen, sog. „Sprints“, gestaffelt wird. Ziel ist es, am Ende eines Sprints ein Zwischenprodukt oder -ergebnis zu erhalten, das mit allen Projektteilnehmer*innen abgestimmt wird.

In Scrum gibt es drei definierte Rollen: Zum einen gibt es den Product Owner, der die Anforderungen an das Endprodukt stellt und diese priorisiert. Umgesetzt werden diese Projektvisionen vom Projektteam, der zweiten Rolle in Scrum. Das Projektteam entwickelt das Produkt, arbeitet stets selbstorganisiert und ist dafür verantwortlich, die Sprints einzuhalten. Eine weitere Rolle nimmt der sogenannte Scrum Master ein. Der Scrum Master ist für die Kommunikation zwischen Product Owner und Projektteam verantwortlich und organisiert sowie moderiert die Meetings. Er trägt zudem die Verantwortung dafür, dass die Scrum-Methode eingehalten wird (Pfeffer, 2019).

Die Scrum Methode beinhaltet fünf Aktivitäten: Im Rahmen des Sprint Plannings wird die nächste Etappe geplant und Anforderungen werden in einzelne Aufgaben, sog. „Tasks“, eingeteilt. Im besten Falle trifft sich das Projektteam jeden morgen zu einem Daily Scrum, damit sich über den Arbeitsstand und mögliche Hindernisse ausgetauscht werden kann. Das Pendant dazu bildet der Sprint Review, in dem sich das Projektteam am Ende jedes Sprints ein Feedback vom Product Owner einholt. Die Arbeitsweise des Projektteams wird zudem im Rahmen eines Sprint Retrospective regelmäßig reflektiert, um sie zu optimieren. Eine andere, kontinuierliche Aktivität wird vom Product Owner durchgeführt. Dieser führt das Product Backlog Refinement durch, indem er die Anforderungen während der gesamten Projektlaufzeit formuliert und organisiert (Pfeffer, 2019).

Das Kanban Konzept findet seinen Ursprung in der Automobilindustrie. Der Automobilhersteller Toyota führte Ende der 40er Jahre die „Just in Time“-Produktion ein, welche sich an der Kundennachfrage orientiert (Kanbanize, 2020). Dieses Konzept legte den Grundstein für das heute bestehende Kanban-Board, welches meist digital erstellt wird. Es besteht aus den drei Spalten „To Do“, „In Progress“ und „Done“ und kann mit Aufgaben, den „Tickets“, beschrieben werden. Arbeiten mehrere Personen oder Teams in einem Projekt zusammen, können alle Projektmitglieder auf das digitale Board zugreifen und Aufgaben aus der „To Do“-Spalte auswählen. Wer an welcher Aufgabe arbeitet ist für alle Teilnehmenden sichtbar, sodass der Arbeitsprozess transparent bleibt.

Da Scrum eher in kleineren Projektteams mit bis zu neun Personen eingesetzt wird, gibt es weitere Rahmenwerke, die auch für größere Unternehmen sowie vielzählige Projektteilnehmer*innen geeignet sind (yeebase media GmbH, 2019). Eine Erweiterung von Scrum stellt beispielsweise Nexus dar (NEXUS AG, 2020). In diesem Framework existiert neben den bereits beschriebenen drei Rollen ein zusätzliches Nexus-Integrations-Team, welches für ein einheitliches Verständnis und den Einsatz notwendiger Praktiken und Werkzeuge in den Scrum-Teams sorgt. An weitaus größere Unternehmen richtet sich der Scaled agile Framework, oder kurz „Safe“ genannt. Dieses Rahmenwerk besteht aus einer Team,- Programm,- und Portfolioebene und ermöglicht bereits bestehenden Unternehmen agile Methoden in ihre Arbeitsweise zu integrieren (SAFe, 2019). Ein weiteres, oft genutztes Rahmenwerk ist das Large Scale Scrum, abgekürzt „Less“, welches den einfachen Aufbau des Konzepts hervorhebt (Less, 2020). Es ist für die Zusammenarbeit von acht Scrum-Teams ausgelegt, Erweiterungen für mehrere Teams sind jedoch möglich (yeebase media GmbH, 2019).

Werkzeuge

Die Umsetzung des agilen Projektmanagements im Team erfolgt mithilfe von verschiedenen Werkzeugen.

Jira und Trello bieten Unternehmen die Möglichkeit ihre Aufgaben gemeinsam zu planen, jemandem zu zuweisen, den Stand zu verfolgen, Fortschritte zu verwalten und gegebenenfalls Berichte darüber zu erstellen. Die Übersicht zum aktuellen Ablauf eines Vorgangs, auch Aufgabe oder Ticket genannt, gewährleisen die Workflows, die je nach Bedarf anpassbar sind (Atlassian, 2020).

Beispiel:

Abbildung 1: Workflows (Atlassian, 2020)

Confluence und auch Google Docs dienen im agilen Projektmanagement als Ablage sowie zur Sammlung von Informationen über die Projekte und das Unternehmen im Allgemeinen. Da Confluence vom selben Anbieter wie Jira und Trello entwickelt wurde, ist eine reibungslose Verknüpfung der beiden Werkzeuge möglich (Communardo Software GmbH, 2020).

Für eine umfangreichere Darstellung der agilen Rahmenwerke „Scrum“ und „Kanban“ können wir Ihnen folgende Literatur empfehlen:

Röpstorff, S. & Wiechmann, R. (2015). Scrum in der Praxis: Erfahrungen, Problemfelder und Erfolgsfaktoren. Heidelberg: dpunkt.verlag.

Burrows, M. (2015). Kanban: Verstehen, einführen, anwenden. Heidelberg: dpunkt.verlag.

Quellen


Agilemanifesto.org
 (Hrsg.), 2001: History: The Agile Manifesto. Link:  https://agilemanifesto.org/history.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Manifest für Agile Softwareentwicklung. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Prinzipien hinter dem Agilen Manifest. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/principles.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Angermeier, Dr. Georg; Projektmagazin (Hrsg.) 2017: Agiles Projektmanagement. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/agiles-projektmanagement [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Atlassian (Hrsg.), 2020: Jira Software versus Trello. Link: https://www.atlassian.com/software/jira/comparison/jira-vs-trello. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Communardo Software GmbH (Hrsg.), 2020: Die verschiedenen Facetten des Projektmanagments. Link: https://www.communardo.de/agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

EDUTRAIMENT COMPANY GMBH (Hrsg.), 2020: Das agile Manifest: 4 Werte-12 Prinzipien. Link: https://www.edutrainment-company.com/das-agile-manifest-4-werte-12-prinzipien/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Kanbanize (Hrsg.), 2020: Kanban, eine Erklärung für Einsteiger. Link: https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-erste-schritte/was-ist-kanban/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Less (Hrsg.), 2020: Introduction to Less. Link: https://less.works/less/framework/why-less.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

MicroTOOL (Hrsg.), 2020: Agiles Projektmanagement. Auf Änderungen schnell reagieren. Link: https://www.microtool.de/wissen-online/was-ist-agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Pfeffer, Joachim; Projektmagazin (Hrsg.) 2019: Scrum. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/scrum [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SAFe (Hrsg.), 2019: Welcome to Scaled Agile Framework 5.0. Link: https://www.scaledagileframework.com/about/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SolidCreativity GmbH (Hrsg.), 2019: Scrum oder Kanban-Welche Methode ist richtig für Ihr Projekt? Link: https://agiles-projektmanagement.info/agiles-projektmanagement-einfuehren/#Kontaktinformationen [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

The Project Group, 2019: Klassisches versus agiles Projektmanagment. Link:  https://www.theprojectgroup.com/blog/agile-klassische-oder-hybride-projektmanagement-methoden/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Agile Skalierungsframeworks: Safe, Less und Nexus im Vergleich. Link: https://t3n.de/news/agile-skalierungsframeworks-safe-less-nexus-1150190/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Kanban versus Scrum-was sind die Unterschiede? Link: https://t3n.de/news/kanban-scrum-unterschiede-834533/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Bildquellen

Abbildung 1: Atlassian (Hrsg.), 2020: Kurzübersicht über Jira. Link: https://www.atlassian.com/de/software/jira/guides/getting-started/overview#key-terms-to-know [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]