Agile Arbeitsweisen sind in der Privatwirtschaft längst angekommen aber bahnen sich nur langsam ihren Weg in den Nonprofit-Sektor. Mit der Lernplattform Agathe ist ein Konzept entstanden, das erstmals den klassischen agilen Ansatz in den Kontext gemeinnütziger Projektarbeit überträgt. Mit ihrer Hilfe lernen Nonprofit-Organisationen von Expert*innen und ebnen damit den Weg ihre Projekte selbst agil umzusetzen. Aber wie funktioniert die Transformation der Arbeitsweisen für die gesamte Organisation? Im folgenden Beitrag stellen wir ihnen ein Verfahren für ihren eigenen Wandelweg vor.
Zielsetzung
Erfolgreiche Organisationen sind in der Lage, sich flexibel an Veränderungen anzupassen und damit schneller auf die Anforderungen ihrer Stakeholder (Anspruchsgruppen) zu reagieren. Eine agile Arbeitsweise bietet die Chance, genau diese Flexibilität und eine schnellere Projektumsetzung zu erreichen. Zusätzlich erhöht die Agilität die Transparenz im Entwicklungsprozess und macht Chancen und Risiken frühzeitig sichtbar. Durch die wertschätzende Einbeziehung der Mitarbeiter* innen wächst die Zufriedenheit und der Sinnbezug und damit auch die Qualität und Produktivität. Aus diesen Gründen entscheiden sich immer mehr Organisation für agile Arbeitsweisen.
Was wünschen Sie sich für Ihre Organisation?
- Schnellere Resultate
- Schnellere Problemerkennung
- Bessere Zusammenarbeit
- Effizientere Kommunikation
- Kontinuierliche Verbesserung
- Erhöhung der Anpassungsfähigkeit
Mindestanforderungen prüfen
Auf Grundlage dieser Ziele kann überprüft werden, ob es überhaupt Sinn ergibt, auf agiles Arbeiten umzustellen. Die folgenden vier Mindestanforderungen sollten erfüllt sein, um sicherzustellen, dass eine Umstellung von Vorteil sein wird.
- Es gibt Gründe dafür, anders zu arbeiten
- Die Organisation hat ein Ziel
- Die Führungsebene vertraut der Belegschaft/den Mitgliedern
- Die Mitarbeiter*innen haben Raum Neues zu lernen
Wandelweg wählen
Falls sich anhand dieser Eckpunkte abzeichnet, dass eine Einführung nützlich wäre, beginnt die eigentliche Umstellung. Hier gibt es keinen festen Weg, der jedes Mal passt, sondern er wird je nach Organisationsgröße und Struktur gewählt. Der Wandelprozess muss situationsbezogen individuell gestaltet werden. Wir bieten in diesem Kompass zwei Wandelwege an. Die Fragen sollen dabei helfen, Sie für den passenden Wandelweg einzustufen.
Dabei helfen die folgenden Leitfragen zur Orientierung:
- Hat Ihre Organisation weniger als drei Projektteams?
- Haben Sie bereits von Agilen Methoden gehört?
- Reagieren ihre Mitarbeiter*innen positiv auf Veränderungen?
- Benutzen Sie für die tägliche Arbeit digitale Tools?
Wenn Sie 3 oder mehr Fragen mit Ja beantwortet haben, scheint Ihre Organisation besser für den Revolutionären Wandelweg geeignet. Dieser ist schneller, aber auch riskanter und fordert eine deutliche Kommunikation und höhere Bereitschaft der Mitarbeiter*innen.
Falls sie 3 oder mehr Fragen mit Nein beantwortet haben, oder noch nicht alle Bereiche veränderungsbereit sind und die Umsetzung eher nach und nach geschehen soll, eignet sich der Evolutionäre Wandelweg besser. Dieser ist auch möglich, falls die Führungsebene die agile Arbeitsweise bisher noch nicht unterstützt. Im Gegensatz zum Revolutionären Wandelweg ist dieser weniger Riskant und meist lokal begrenzt, aber auch langsamer. Als Pilotprojekt eignen sich besonders Bereiche, in denen Mitarbeiter*innen gewohnt sind, auf regelmäßige Veränderungen zu reagieren.
In jeden Fall ist die offene Kommunikation mit jeder Ebene entscheidend, so dass ein Miteinander entsteht. Ziel ist es, jede beteiligte Person einzubinden und für den Wechsel zu begeistern.
- Organisieren Sie ein gemeinsames Meeting.
- Bereiten Sie sich gut vor.
- Stellen Sie eine Präsentation zusammen.
- Zeigen Sie auf, worum es geht: Was bedeutet Agilität, wie funktioniert agiles Arbeiten und welche Vorteile ergeben sich dadurch für alle Beteiligten.
- Suchen Sie sich frühzeitig interne Untersützer*innen. Gemeinsam sind Sie stärker!
Scrum oder Kanban?
Am Ende der Umstellung stehen je nach Wunsch die Scrum oder Kanban Methode. Hier entscheiden, genau wie beim Umstellungsprozess, organisationsinterne Strukturen welche Methode besser geeignet ist.
- Entwickelt ihre Organisation ein Produkt?
- Haben Ihre Mitarbeiter*innen Zeit um gesondert Meetings einzuplanen?
- Sind die Projekte oder Produkte komplex?
- Ist ihre Organisation veränderungsbereit?
- Sind Ihre Teams auf einzelne Projekte fokussiert?
Wenn Sie 3 oder mehr Fragen mit Ja beantwortet haben, scheint Ihre Organsisation eher für Scrum geeignet zu sein. Scrum ist ein flexible, wertebasierte und gleichzeitig holistische Herangehensweise, bei dem das gesamte Entwicklungsteam als Einheit gemeinsam an der Produktentwicklung arbeitet. Die grundlegenden agilen Werte zu berücksichtigen ist ein elementarer Erfolgsfaktor:
- Respekt vor Menschen und der Leistung anderer haben
- Fokus Auf das Wichtigste
- Commitment Engagement und Hingabe zeigen
- Offenheit Transparenz und Offenheit leben und einfordern
- Mut zur Veränderung haben
- Feedback einfordern und Verbesserungen ableiten
- Vertrauen darin,dass jede*r sein Bestes tut
- Einfachheit Einfache Lösungen suchen
Wenn Sie drei oder mehr Fragen mit Nein beantwortet haben, weist das auf Kanban hin. Diese Methode hat das Ziel, die Menge an gleichzeitig begonnener Arbeit zu begrenzen und so die Durchlaufzeit von Arbeitspaketen zu begrenzen. Kern der Methode ist das sogenannte Kanban- Board, durch das Arbeitsschritte visualisiert werden.
Monitoring
Um zu messen, ob Ziele erreicht wurden wird empfohlen, vor, während und nach der Umstellung im sogenannten Monitoring zu überprüfen, ob der Wandel wie gewünscht läuft und zu einer Näherung des Ziels führt. Da dieses Thema sehr komplex ist, finden Sie hier einen Beitrag zur Wirkungsmessung der agilen Methoden.
Oft wirkt es am Anfang einschüchternd, die Arbeitsweise einer gesamten Organisation umzustellen. Daher ist es gut, einen Schritt nach dem anderen zu Betrachten. Der neuen Arbeitsweise folgt in meist schnell ein neues Mindset, mit dem Mitarbeiter*innen die Vorteile schnell schätzen lernen.
