Agile Arbeitsweisen sind in der Privatwirtschaft längst angekommen aber bahnen sich nur langsam ihren Weg in den Nonprofit-Sektor. Mit der Lernplattform Agathe ist ein Konzept entstanden, das erstmals den klassischen agilen Ansatz in den Kontext gemeinnütziger Projektarbeit überträgt. Mit ihrer Hilfe lernen Nonprofit-Organisationen von Expert*innen und ebnen damit den Weg ihre Projekte selbst agil umzusetzen. Aber wie funktioniert die Transformation der Arbeitsweisen für die gesamte Organisation? Im folgenden Beitrag stellen wir ihnen ein Verfahren für ihren eigenen Wandelweg vor.

Abbildung: Wandelweg zur agilen Organisation

Zielsetzung

Erfolgreiche Organisationen sind in der Lage, sich flexibel an Veränderungen anzupassen und damit schneller auf die Anforderungen ihrer Stakeholder (Anspruchsgruppen) zu reagieren. Eine agile Arbeitsweise bietet die Chance, genau diese Flexibilität und eine schnellere Projektumsetzung zu erreichen. Zusätzlich erhöht die Agilität die Transparenz im Entwicklungsprozess und macht Chancen und Risiken frühzeitig sichtbar. Durch die wertschätzende Einbeziehung der Mitarbeiter* innen wächst die Zufriedenheit und der Sinnbezug und damit auch die Qualität und Produktivität. Aus diesen Gründen entscheiden sich immer mehr Organisation für agile Arbeitsweisen.

Was wünschen Sie sich für Ihre Organisation?

  • Schnellere Resultate
  • Schnellere Problemerkennung
  • Bessere Zusammenarbeit
  • Effizientere Kommunikation
  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Erhöhung der Anpassungsfähigkeit

Mindestanforderungen prüfen

Auf Grundlage dieser Ziele kann überprüft werden, ob es überhaupt Sinn ergibt, auf agiles Arbeiten umzustellen. Die folgenden vier Mindestanforderungen sollten erfüllt sein, um sicherzustellen, dass eine Umstellung von Vorteil sein wird.

  • Es gibt Gründe dafür, anders zu arbeiten
  • Die Organisation hat ein Ziel
  • Die Führungsebene vertraut der Belegschaft/den Mitgliedern
  • Die Mitarbeiter*innen haben Raum Neues zu lernen

Wandelweg wählen

Falls sich anhand dieser Eckpunkte abzeichnet, dass eine Einführung nützlich wäre, beginnt die eigentliche Umstellung. Hier gibt es keinen festen Weg, der jedes Mal passt, sondern er wird je nach Organisationsgröße und Struktur gewählt. Der Wandelprozess muss situationsbezogen individuell gestaltet werden. Wir bieten in diesem Kompass zwei Wandelwege an. Die Fragen sollen dabei helfen, Sie für den passenden Wandelweg einzustufen.

Dabei helfen die folgenden Leitfragen zur Orientierung:

  • Hat Ihre Organisation weniger als drei Projektteams?
  • Haben Sie bereits von Agilen Methoden gehört?
  • Reagieren ihre Mitarbeiter*innen positiv auf Veränderungen?
  • Benutzen Sie für die tägliche Arbeit digitale Tools?

Wenn Sie 3 oder mehr Fragen mit Ja beantwortet haben, scheint Ihre Organisation besser für den Revolutionären Wandelweg geeignet. Dieser ist schneller, aber auch riskanter und fordert eine deutliche Kommunikation und höhere Bereitschaft der Mitarbeiter*innen.

Falls sie 3 oder mehr Fragen mit Nein beantwortet haben, oder noch nicht alle Bereiche veränderungsbereit sind und die Umsetzung eher nach und nach geschehen soll, eignet sich der Evolutionäre Wandelweg besser. Dieser ist auch möglich, falls die Führungsebene die agile Arbeitsweise bisher noch nicht unterstützt. Im Gegensatz zum Revolutionären Wandelweg ist dieser weniger Riskant und meist lokal begrenzt, aber auch langsamer. Als Pilotprojekt eignen sich besonders Bereiche, in denen Mitarbeiter*innen gewohnt sind, auf regelmäßige Veränderungen zu reagieren.

In jeden Fall ist die offene Kommunikation mit jeder Ebene entscheidend, so dass ein Miteinander entsteht. Ziel ist es, jede beteiligte Person einzubinden und für den Wechsel zu begeistern.

  • Organisieren Sie ein gemeinsames Meeting.
  • Bereiten Sie sich gut vor.
  • Stellen Sie eine Präsentation zusammen.
  • Zeigen Sie auf, worum es geht: Was bedeutet Agilität, wie funktioniert agiles Arbeiten und welche Vorteile ergeben sich dadurch für alle Beteiligten.
  • Suchen Sie sich frühzeitig interne Untersützer*innen. Gemeinsam sind Sie stärker!

Scrum oder Kanban?

Am Ende der Umstellung stehen je nach Wunsch die Scrum oder Kanban Methode. Hier entscheiden, genau wie beim Umstellungsprozess, organisationsinterne Strukturen welche Methode besser geeignet ist.

  • Entwickelt ihre Organisation ein Produkt?
  • Haben Ihre Mitarbeiter*innen Zeit um gesondert Meetings einzuplanen?
  • Sind die Projekte oder Produkte komplex?
  • Ist ihre Organisation veränderungsbereit?
  • Sind Ihre Teams auf einzelne Projekte fokussiert?

Wenn Sie 3 oder mehr Fragen mit Ja beantwortet haben, scheint Ihre Organsisation eher für Scrum geeignet zu sein. Scrum ist ein flexible, wertebasierte und gleichzeitig holistische Herangehensweise, bei dem das gesamte Entwicklungsteam als Einheit gemeinsam an der Produktentwicklung arbeitet. Die grundlegenden agilen Werte zu berücksichtigen ist ein elementarer Erfolgsfaktor:

  • Respekt vor Menschen und der Leistung anderer haben
  • Fokus Auf das Wichtigste
  • Commitment Engagement und Hingabe zeigen
  • Offenheit Transparenz und Offenheit leben und einfordern
  • Mut zur Veränderung haben
  • Feedback einfordern und Verbesserungen ableiten
  • Vertrauen darin,dass jede*r sein Bestes tut
  • Einfachheit Einfache Lösungen suchen

Wenn Sie drei oder mehr Fragen mit Nein beantwortet haben, weist das auf Kanban hin. Diese Methode hat das Ziel, die Menge an gleichzeitig begonnener Arbeit zu begrenzen und so die Durchlaufzeit von Arbeitspaketen zu begrenzen. Kern der Methode ist das sogenannte Kanban- Board, durch das Arbeitsschritte visualisiert werden.

Monitoring

Um zu messen, ob Ziele erreicht wurden wird empfohlen, vor, während und nach der Umstellung im sogenannten Monitoring zu überprüfen, ob der Wandel wie gewünscht läuft und zu einer Näherung des Ziels führt. Da dieses Thema sehr komplex ist, finden Sie hier einen Beitrag zur Wirkungsmessung der agilen Methoden.

Oft wirkt es am Anfang einschüchternd, die Arbeitsweise einer gesamten Organisation umzustellen. Daher ist es gut, einen Schritt nach dem anderen zu Betrachten. Der neuen Arbeitsweise folgt in meist schnell ein neues Mindset, mit dem Mitarbeiter*innen die Vorteile schnell schätzen lernen.

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Konzepte

Die Urheber des agilen Manifests haben einige Rahmenwerke (Frameworks) entwickelt. Die bekanntesten und meistgenutzten Rahmenwerke sind Scrum und Kanban (microTOOL, 2020). Während sich Scrum für kreative Projekte eignet, kann Kanban auch für Routineaufgaben genutzt werden. Zudem eignet sich Scrum besser für Teamarbeiten in komplexen Projekten, während Kanban auch von alleine arbeitenden Personen genutzt werden kann (SolidCreativity GmbH, 2019).

Charakteristisch für Scrum ist, dass die gesamte Projektlaufzeit in Etappen, sog. „Sprints“, gestaffelt wird. Ziel ist es, am Ende eines Sprints ein Zwischenprodukt oder -ergebnis zu erhalten, das mit allen Projektteilnehmer*innen abgestimmt wird.

In Scrum gibt es drei definierte Rollen: Zum einen gibt es den Product Owner, der die Anforderungen an das Endprodukt stellt und diese priorisiert. Umgesetzt werden diese Projektvisionen vom Projektteam, der zweiten Rolle in Scrum. Das Projektteam entwickelt das Produkt, arbeitet stets selbstorganisiert und ist dafür verantwortlich, die Sprints einzuhalten. Eine weitere Rolle nimmt der sogenannte Scrum Master ein. Der Scrum Master ist für die Kommunikation zwischen Product Owner und Projektteam verantwortlich und organisiert sowie moderiert die Meetings. Er trägt zudem die Verantwortung dafür, dass die Scrum-Methode eingehalten wird (Pfeffer, 2019).

Die Scrum Methode beinhaltet fünf Aktivitäten: Im Rahmen des Sprint Plannings wird die nächste Etappe geplant und Anforderungen werden in einzelne Aufgaben, sog. „Tasks“, eingeteilt. Im besten Falle trifft sich das Projektteam jeden morgen zu einem Daily Scrum, damit sich über den Arbeitsstand und mögliche Hindernisse ausgetauscht werden kann. Das Pendant dazu bildet der Sprint Review, in dem sich das Projektteam am Ende jedes Sprints ein Feedback vom Product Owner einholt. Die Arbeitsweise des Projektteams wird zudem im Rahmen eines Sprint Retrospective regelmäßig reflektiert, um sie zu optimieren. Eine andere, kontinuierliche Aktivität wird vom Product Owner durchgeführt. Dieser führt das Product Backlog Refinement durch, indem er die Anforderungen während der gesamten Projektlaufzeit formuliert und organisiert (Pfeffer, 2019).

Das Kanban Konzept findet seinen Ursprung in der Automobilindustrie. Der Automobilhersteller Toyota führte Ende der 40er Jahre die „Just in Time“-Produktion ein, welche sich an der Kundennachfrage orientiert (Kanbanize, 2020). Dieses Konzept legte den Grundstein für das heute bestehende Kanban-Board, welches meist digital erstellt wird. Es besteht aus den drei Spalten „To Do“, „In Progress“ und „Done“ und kann mit Aufgaben, den „Tickets“, beschrieben werden. Arbeiten mehrere Personen oder Teams in einem Projekt zusammen, können alle Projektmitglieder auf das digitale Board zugreifen und Aufgaben aus der „To Do“-Spalte auswählen. Wer an welcher Aufgabe arbeitet ist für alle Teilnehmenden sichtbar, sodass der Arbeitsprozess transparent bleibt.

Da Scrum eher in kleineren Projektteams mit bis zu neun Personen eingesetzt wird, gibt es weitere Rahmenwerke, die auch für größere Unternehmen sowie vielzählige Projektteilnehmer*innen geeignet sind (yeebase media GmbH, 2019). Eine Erweiterung von Scrum stellt beispielsweise Nexus dar (NEXUS AG, 2020). In diesem Framework existiert neben den bereits beschriebenen drei Rollen ein zusätzliches Nexus-Integrations-Team, welches für ein einheitliches Verständnis und den Einsatz notwendiger Praktiken und Werkzeuge in den Scrum-Teams sorgt. An weitaus größere Unternehmen richtet sich der Scaled agile Framework, oder kurz „Safe“ genannt. Dieses Rahmenwerk besteht aus einer Team,- Programm,- und Portfolioebene und ermöglicht bereits bestehenden Unternehmen agile Methoden in ihre Arbeitsweise zu integrieren (SAFe, 2019). Ein weiteres, oft genutztes Rahmenwerk ist das Large Scale Scrum, abgekürzt „Less“, welches den einfachen Aufbau des Konzepts hervorhebt (Less, 2020). Es ist für die Zusammenarbeit von acht Scrum-Teams ausgelegt, Erweiterungen für mehrere Teams sind jedoch möglich (yeebase media GmbH, 2019).

Werkzeuge

Die Umsetzung des agilen Projektmanagements im Team erfolgt mithilfe von verschiedenen Werkzeugen.

Jira und Trello bieten Unternehmen die Möglichkeit ihre Aufgaben gemeinsam zu planen, jemandem zu zuweisen, den Stand zu verfolgen, Fortschritte zu verwalten und gegebenenfalls Berichte darüber zu erstellen. Die Übersicht zum aktuellen Ablauf eines Vorgangs, auch Aufgabe oder Ticket genannt, gewährleisen die Workflows, die je nach Bedarf anpassbar sind (Atlassian, 2020).

Beispiel:

Abbildung 1: Workflows (Atlassian, 2020)

Confluence und auch Google Docs dienen im agilen Projektmanagement als Ablage sowie zur Sammlung von Informationen über die Projekte und das Unternehmen im Allgemeinen. Da Confluence vom selben Anbieter wie Jira und Trello entwickelt wurde, ist eine reibungslose Verknüpfung der beiden Werkzeuge möglich (Communardo Software GmbH, 2020).

Für eine umfangreichere Darstellung der agilen Rahmenwerke „Scrum“ und „Kanban“ können wir Ihnen folgende Literatur empfehlen:

Röpstorff, S. & Wiechmann, R. (2015). Scrum in der Praxis: Erfahrungen, Problemfelder und Erfolgsfaktoren. Heidelberg: dpunkt.verlag.

Burrows, M. (2015). Kanban: Verstehen, einführen, anwenden. Heidelberg: dpunkt.verlag.

Quellen


Agilemanifesto.org
 (Hrsg.), 2001: History: The Agile Manifesto. Link:  https://agilemanifesto.org/history.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Manifest für Agile Softwareentwicklung. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Prinzipien hinter dem Agilen Manifest. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/principles.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Angermeier, Dr. Georg; Projektmagazin (Hrsg.) 2017: Agiles Projektmanagement. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/agiles-projektmanagement [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Atlassian (Hrsg.), 2020: Jira Software versus Trello. Link: https://www.atlassian.com/software/jira/comparison/jira-vs-trello. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Communardo Software GmbH (Hrsg.), 2020: Die verschiedenen Facetten des Projektmanagments. Link: https://www.communardo.de/agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

EDUTRAIMENT COMPANY GMBH (Hrsg.), 2020: Das agile Manifest: 4 Werte-12 Prinzipien. Link: https://www.edutrainment-company.com/das-agile-manifest-4-werte-12-prinzipien/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Kanbanize (Hrsg.), 2020: Kanban, eine Erklärung für Einsteiger. Link: https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-erste-schritte/was-ist-kanban/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Less (Hrsg.), 2020: Introduction to Less. Link: https://less.works/less/framework/why-less.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

MicroTOOL (Hrsg.), 2020: Agiles Projektmanagement. Auf Änderungen schnell reagieren. Link: https://www.microtool.de/wissen-online/was-ist-agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Pfeffer, Joachim; Projektmagazin (Hrsg.) 2019: Scrum. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/scrum [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SAFe (Hrsg.), 2019: Welcome to Scaled Agile Framework 5.0. Link: https://www.scaledagileframework.com/about/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SolidCreativity GmbH (Hrsg.), 2019: Scrum oder Kanban-Welche Methode ist richtig für Ihr Projekt? Link: https://agiles-projektmanagement.info/agiles-projektmanagement-einfuehren/#Kontaktinformationen [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

The Project Group, 2019: Klassisches versus agiles Projektmanagment. Link:  https://www.theprojectgroup.com/blog/agile-klassische-oder-hybride-projektmanagement-methoden/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Agile Skalierungsframeworks: Safe, Less und Nexus im Vergleich. Link: https://t3n.de/news/agile-skalierungsframeworks-safe-less-nexus-1150190/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Kanban versus Scrum-was sind die Unterschiede? Link: https://t3n.de/news/kanban-scrum-unterschiede-834533/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Bildquellen

Abbildung 1: Atlassian (Hrsg.), 2020: Kurzübersicht über Jira. Link: https://www.atlassian.com/de/software/jira/guides/getting-started/overview#key-terms-to-know [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]