Einleitung

Wie alle gesellschaftlichen Bereiche verändert sich der Dritte Sektor bzw. die organisierte Zivilgesellschaft – in ihrer Arbeitsweise, in ihrer Zusammenarbeit und Kommunikation: Mehr Digitales und komplexe Projekte in schneller Taktung mit diversen Akteur*innen. Im Zuge dieser Veränderungen nutzt die Privatwirtschaft zunehmend ​agile ​Arbeitsmethoden in Kombination mit digitalen Werkzeugen. Sie versprechen mehr Kreativität, Wirksamkeit und Anpassungsfähigkeit. Zusätzlich stützen sie den erforderlichen Kulturwandel hin zu weniger Hierarchie und mehr selbstverantwortlichem Handeln. Im Dritten Sektor finden entsprechende Veränderungsprozesse langsamer statt. Das resultiert zum einen aus der finanziell schwierigen Lage der Organisationen und zum anderen aus der hohen Fluktuation an Mitarbeiter*innen durch ehrenamtliche Strukturen. Nichtsdestotrotz erfordern die speziellen Strukturen und besonderen Herausforderungen zivilgesellschaftlicher Organisationen (Digitalisierung, Fachkräftemangel, flexible Beschäftigungsverhältnisse etc.) bedarfsgerechte Angebote für Arbeitnehmer*innen sowie damit verbundene neue Formen der Arbeitskultur. Agile Prinzipien können diesen Beitrag leisten.

Aber was bedeutet Agilität überhaupt genau? Der Beitrag widmet sich dieser Frage und führt die wichtigsten Konzepte von agilen Arbeitsweisen ein.

„Agilität“ im Projektmanagement

Agilität bedeutet mehr als die Einführung neuer Rollen und Rituale im Arbeitsalltag. Agilität ist ein Mindset: Es geht um unser eigenes Verhalten, unsere Denkweise und unsere Zusammenarbeit mit Anderen. Agile Methoden wurden ursprünglich mit dem Ziel entwickelt, starre Prozesse in der Software-Entwicklung leichter und flexibler zu gestalten (Angermeier, 2017). Diese flexibel gestalteten Prozesse lassen sich auf die heutigen Denk- und Arbeitsweisen in Organisationen übertragen (microTOOL, 2020). Eine agile Arbeitsweise ermöglicht eine schnellere Projektumsetzung und erhöht die Transparenz von Chancen und Risiken eines Projektes im Entwicklungsprozess. Durch die wertschätzende Einbeziehung der Mitarbeiter*innen wächst die Zufriedenheit und damit auch die Qualität und Produktivität eines Projektes. Die gesteigerte Anpassungsfähigkeit der Organisation ist besonders in komplexen und unter Veränderung stehenden Arbeitsfeldern vorteilhaft.

Das Agile Manifest – 4 Grundwerte und 12 Prinzipien

Das Agile Manifest wurde im Jahr 2001 von Softwareentwicklern in Utah mit dem Ziel aufgestellt, die veralteten Arbeitsweisen und Prozesse flexibler und effizienter zu gestalten (agilemanifesto.org, 2001). Es wurden 4 Grundwerte und 12 Prinzipien festgeschrieben, die sich heutzutage auf diverse Branchen und Arbeitsgruppen übertragen und anwenden lassen (EDUTRAINMENT COMPANY GMBH, 2020).

Zu den Grundwerten zählt, dass Entscheidungen, Aktionen und Interkationen von Individuen stets Vorrang vor starren Prozessen haben sollten. Damit einhergehend sollten funktionsfähige Lösungen und Projektergebnisse Priorität vor ausgedehnter Dokumentation haben, sodass bürokratische Abläufe auf das Nötigste reduziert werden. Wichtig ist auch der ständige Austausch mit allen Stakeholdern. Statt aufwendigen Vertragsverhandlungen sollten die Anspruchsgruppen von Anfang an in die Projektentwicklung miteinbezogen werden. Am wohl wichtigsten ist, dass besser auf Änderungen im Projekt reagiert werden kann und somit eine steife Planverfolgung vermieden wird.

Die 4 Grundwerte werden durch die 12 Prinzipien noch einmal konkretisiert und ergänzt. Beispielsweise wird darin festgehalten, dass der ständige Austausch im Team, insbesondere durch persönliche Gespräche, eine essenzielle Grundlage für eine erfolgreiche Organisation ist. Das Projektteam sollte in regelmäßigen Abständen reflektieren, wie es effektiver werden kann, um sein Verhalten entsprechend anzupassen. Darüber hinaus sollten die Auftraggeber*innen, Umsetzer und Benutzer so zusammenarbeiten, dass ein gleichmäßiges Tempo auf unbegrenzte Zeit gehalten werden kann (agilemanifesto.org, 2001).

Traditionelles vs. Agiles Projektmanagement

Die Wirksamkeit des agilen Projektmanagements wird besonders verständlich, wenn der agile mit dem klassischen Arbeitsansatz verglichen wird. Wird ein Projekt anhand der drei Faktoren Ziele, Termine und Kosten determiniert, entstehen folgende Unterschiede zwischen dem klassischen und agilen Projektmanagement:

Klassisches versus Agiles Projektmanagement (the project group, 2019)

Während Kosten und Zeitplanung im klassischen Projektmanagement flexibel gehalten werden, geben diese zwei Faktoren im agilen Projektmanagement einen stabilen Rahmen vor. Dies trägt dazu bei, dass das Endprodukt bei sich ändernden Anforderungen kontinuierlich angepasst wird (the project group, 2019).

Um die vielfältigen Unterschiede zwischen klassischen und agilen Arbeitsweisen ausführlicher darzustellen und die praktische Anwendung agiler Methoden nachvollziehbar zu machen, finden Sie ergänzend hierzu einen weiteren Beitrag auf unserer Webseite.

Für einen ausführlicheren Einblick in die Thematik können wir Ihnen folgende Literatur empfehlen:

Häusling, A. (2018). Agile Organisation – Transformationen erfolgreich gestalten – Beispiel agiler Pioniere. Freiburg: Haufe.

Häusling, A., Römer, E. & Zeppenfeld, N. (2019). Praxisbuch Agilität. Freiburg: Haufe.

Quellenverzeichnis

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: History: The Agile Manifesto. Link:  https://agilemanifesto.org/history.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Manifest für Agile Softwareentwicklung. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Prinzipien hinter dem Agilen Manifest. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/principles.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Angermeier, Dr. Georg; Projektmagazin (Hrsg.) 2017: Agiles Projektmanagement. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/agiles-projektmanagement [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

EDUTRAIMENT COMPANY GMBH (Hrsg.), 2020: Das agile Manifest: 4 Werte-12 Prinzipien. Link: https://www.edutrainment-company.com/das-agile-manifest-4-werte-12-prinzipien/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Kanbanize (Hrsg.), 2020: Kanban, eine Erklärung für Einsteiger. Link: https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-erste-schritte/was-ist-kanban/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Less (Hrsg.), 2020: Introduction to Less. Link: https://less.works/less/framework/why-less.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

MicroTOOL (Hrsg.), 2020: Agiles Projektmanagement. Auf Änderungen schnell reagieren. Link: https://www.microtool.de/wissen-online/was-ist-agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Pfeffer, Joachim; Projektmagazin (Hrsg.) 2019: Scrum. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/scrum [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SAFe (Hrsg.), 2019: Welcome to Scaled Agile Framework 5.0. Link: https://www.scaledagileframework.com/about/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SolidCreativity GmbH (Hrsg.), 2019: Scrum oder Kanban – Welche Methode ist richtig für ihr Projekt? Link: https://agiles-projektmanagement.info/agiles-projektmanagement-einfuehren/#Kontaktinformationen [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

The Project Group, 2019: Klassisches versus agiles Projektmanagment. Link:  https://www.theprojectgroup.com/blog/agile-klassische-oder-hybride-projektmanagement-methoden/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Agile Skalierungsframeworks: Safe, Less und Nexus im Vergleich. Link: https://t3n.de/news/agile-skalierungsframeworks-safe-less-nexus-1150190/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Kanban versus Scrum-was sind die Unterschiede? Link: https://t3n.de/news/kanban-scrum-unterschiede-834533/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: The Project Group, 2019: Klassisches versus agiles Projektmanagment. Link:  https://www.theprojectgroup.com/blog/agile-klassische-oder-hybride-projektmanagement-methoden/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

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Konzepte

Die Urheber des agilen Manifests haben einige Rahmenwerke (Frameworks) entwickelt. Die bekanntesten und meistgenutzten Rahmenwerke sind Scrum und Kanban (microTOOL, 2020). Während sich Scrum für kreative Projekte eignet, kann Kanban auch für Routineaufgaben genutzt werden. Zudem eignet sich Scrum besser für Teamarbeiten in komplexen Projekten, während Kanban auch von alleine arbeitenden Personen genutzt werden kann (SolidCreativity GmbH, 2019).

Charakteristisch für Scrum ist, dass die gesamte Projektlaufzeit in Etappen, sog. „Sprints“, gestaffelt wird. Ziel ist es, am Ende eines Sprints ein Zwischenprodukt oder -ergebnis zu erhalten, das mit allen Projektteilnehmer*innen abgestimmt wird.

In Scrum gibt es drei definierte Rollen: Zum einen gibt es den Product Owner, der die Anforderungen an das Endprodukt stellt und diese priorisiert. Umgesetzt werden diese Projektvisionen vom Projektteam, der zweiten Rolle in Scrum. Das Projektteam entwickelt das Produkt, arbeitet stets selbstorganisiert und ist dafür verantwortlich, die Sprints einzuhalten. Eine weitere Rolle nimmt der sogenannte Scrum Master ein. Der Scrum Master ist für die Kommunikation zwischen Product Owner und Projektteam verantwortlich und organisiert sowie moderiert die Meetings. Er trägt zudem die Verantwortung dafür, dass die Scrum-Methode eingehalten wird (Pfeffer, 2019).

Die Scrum Methode beinhaltet fünf Aktivitäten: Im Rahmen des Sprint Plannings wird die nächste Etappe geplant und Anforderungen werden in einzelne Aufgaben, sog. „Tasks“, eingeteilt. Im besten Falle trifft sich das Projektteam jeden morgen zu einem Daily Scrum, damit sich über den Arbeitsstand und mögliche Hindernisse ausgetauscht werden kann. Das Pendant dazu bildet der Sprint Review, in dem sich das Projektteam am Ende jedes Sprints ein Feedback vom Product Owner einholt. Die Arbeitsweise des Projektteams wird zudem im Rahmen eines Sprint Retrospective regelmäßig reflektiert, um sie zu optimieren. Eine andere, kontinuierliche Aktivität wird vom Product Owner durchgeführt. Dieser führt das Product Backlog Refinement durch, indem er die Anforderungen während der gesamten Projektlaufzeit formuliert und organisiert (Pfeffer, 2019).

Das Kanban Konzept findet seinen Ursprung in der Automobilindustrie. Der Automobilhersteller Toyota führte Ende der 40er Jahre die „Just in Time“-Produktion ein, welche sich an der Kundennachfrage orientiert (Kanbanize, 2020). Dieses Konzept legte den Grundstein für das heute bestehende Kanban-Board, welches meist digital erstellt wird. Es besteht aus den drei Spalten „To Do“, „In Progress“ und „Done“ und kann mit Aufgaben, den „Tickets“, beschrieben werden. Arbeiten mehrere Personen oder Teams in einem Projekt zusammen, können alle Projektmitglieder auf das digitale Board zugreifen und Aufgaben aus der „To Do“-Spalte auswählen. Wer an welcher Aufgabe arbeitet ist für alle Teilnehmenden sichtbar, sodass der Arbeitsprozess transparent bleibt.

Da Scrum eher in kleineren Projektteams mit bis zu neun Personen eingesetzt wird, gibt es weitere Rahmenwerke, die auch für größere Unternehmen sowie vielzählige Projektteilnehmer*innen geeignet sind (yeebase media GmbH, 2019). Eine Erweiterung von Scrum stellt beispielsweise Nexus dar (NEXUS AG, 2020). In diesem Framework existiert neben den bereits beschriebenen drei Rollen ein zusätzliches Nexus-Integrations-Team, welches für ein einheitliches Verständnis und den Einsatz notwendiger Praktiken und Werkzeuge in den Scrum-Teams sorgt. An weitaus größere Unternehmen richtet sich der Scaled agile Framework, oder kurz „Safe“ genannt. Dieses Rahmenwerk besteht aus einer Team,- Programm,- und Portfolioebene und ermöglicht bereits bestehenden Unternehmen agile Methoden in ihre Arbeitsweise zu integrieren (SAFe, 2019). Ein weiteres, oft genutztes Rahmenwerk ist das Large Scale Scrum, abgekürzt „Less“, welches den einfachen Aufbau des Konzepts hervorhebt (Less, 2020). Es ist für die Zusammenarbeit von acht Scrum-Teams ausgelegt, Erweiterungen für mehrere Teams sind jedoch möglich (yeebase media GmbH, 2019).

Werkzeuge

Die Umsetzung des agilen Projektmanagements im Team erfolgt mithilfe von verschiedenen Werkzeugen.

Jira und Trello bieten Unternehmen die Möglichkeit ihre Aufgaben gemeinsam zu planen, jemandem zu zuweisen, den Stand zu verfolgen, Fortschritte zu verwalten und gegebenenfalls Berichte darüber zu erstellen. Die Übersicht zum aktuellen Ablauf eines Vorgangs, auch Aufgabe oder Ticket genannt, gewährleisen die Workflows, die je nach Bedarf anpassbar sind (Atlassian, 2020).

Beispiel:

Abbildung 1: Workflows (Atlassian, 2020)

Confluence und auch Google Docs dienen im agilen Projektmanagement als Ablage sowie zur Sammlung von Informationen über die Projekte und das Unternehmen im Allgemeinen. Da Confluence vom selben Anbieter wie Jira und Trello entwickelt wurde, ist eine reibungslose Verknüpfung der beiden Werkzeuge möglich (Communardo Software GmbH, 2020).

Für eine umfangreichere Darstellung der agilen Rahmenwerke „Scrum“ und „Kanban“ können wir Ihnen folgende Literatur empfehlen:

Röpstorff, S. & Wiechmann, R. (2015). Scrum in der Praxis: Erfahrungen, Problemfelder und Erfolgsfaktoren. Heidelberg: dpunkt.verlag.

Burrows, M. (2015). Kanban: Verstehen, einführen, anwenden. Heidelberg: dpunkt.verlag.

Quellen


Agilemanifesto.org
 (Hrsg.), 2001: History: The Agile Manifesto. Link:  https://agilemanifesto.org/history.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Manifest für Agile Softwareentwicklung. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Prinzipien hinter dem Agilen Manifest. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/principles.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Angermeier, Dr. Georg; Projektmagazin (Hrsg.) 2017: Agiles Projektmanagement. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/agiles-projektmanagement [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Atlassian (Hrsg.), 2020: Jira Software versus Trello. Link: https://www.atlassian.com/software/jira/comparison/jira-vs-trello. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Communardo Software GmbH (Hrsg.), 2020: Die verschiedenen Facetten des Projektmanagments. Link: https://www.communardo.de/agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

EDUTRAIMENT COMPANY GMBH (Hrsg.), 2020: Das agile Manifest: 4 Werte-12 Prinzipien. Link: https://www.edutrainment-company.com/das-agile-manifest-4-werte-12-prinzipien/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Kanbanize (Hrsg.), 2020: Kanban, eine Erklärung für Einsteiger. Link: https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-erste-schritte/was-ist-kanban/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Less (Hrsg.), 2020: Introduction to Less. Link: https://less.works/less/framework/why-less.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

MicroTOOL (Hrsg.), 2020: Agiles Projektmanagement. Auf Änderungen schnell reagieren. Link: https://www.microtool.de/wissen-online/was-ist-agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Pfeffer, Joachim; Projektmagazin (Hrsg.) 2019: Scrum. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/scrum [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SAFe (Hrsg.), 2019: Welcome to Scaled Agile Framework 5.0. Link: https://www.scaledagileframework.com/about/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SolidCreativity GmbH (Hrsg.), 2019: Scrum oder Kanban-Welche Methode ist richtig für Ihr Projekt? Link: https://agiles-projektmanagement.info/agiles-projektmanagement-einfuehren/#Kontaktinformationen [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

The Project Group, 2019: Klassisches versus agiles Projektmanagment. Link:  https://www.theprojectgroup.com/blog/agile-klassische-oder-hybride-projektmanagement-methoden/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Agile Skalierungsframeworks: Safe, Less und Nexus im Vergleich. Link: https://t3n.de/news/agile-skalierungsframeworks-safe-less-nexus-1150190/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Kanban versus Scrum-was sind die Unterschiede? Link: https://t3n.de/news/kanban-scrum-unterschiede-834533/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Bildquellen

Abbildung 1: Atlassian (Hrsg.), 2020: Kurzübersicht über Jira. Link: https://www.atlassian.com/de/software/jira/guides/getting-started/overview#key-terms-to-know [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]