Was bedeutet es, ein Projekt agil umzusetzen?  Um diese Frage beantworten zu können, muss man die Unterschiede zwischen klassischem und agilem Projektmanagement kennen. Mittels einer Gegenüberstellung soll dieser Beitrag die wichtigsten Unterschiede nachvollziehbar machen.

Wasserfall-Modell

Der Klassiker unter den Projektmanagement-Modellen ist das sogenannte Wasserfall-Modell. Dieses beschreibt eine herkömmliche Vorgehensweise des klassischen Projektmanagements. Große Projekte werden in mehrere Stufen bzw. Phasen unterteilt, die aufeinander aufbauen. Anhand eines klar definierten Ablaufs wird das Projekt schrittweise bearbeitet. Eine Aufgabe wird erst begonnen, sobald die vorherige Stufe beendet ist. Es werden Meilensteine schrittweise erreicht. Es handelt sich um einen sequentiellen Entwicklungsprozess. Charakteristisch für das klassische Wasserfall-Modell ist die konsequente Durchführung der vorher geplanten Phasen. Wird eine Phase abgeschlossen, kann und soll diese Entscheidung nicht mehr rückgängig gemacht werden (Riehle, 2019).

Eine zentrale Rolle im Modell nimmt die Planungsphase ein, in der unter anderem die endgültige Projektorganisation sowie das endgültige Konzept festgelegt, die Finanzierung geklärt und der Projektstrukturplan erstellt wird. Die Konzeption und Planung muss somit vollständig abgeschlossen werden, bevor das Projekt offiziell startet. Nachdem notwendige Maßnahmen für den Start ergriffen wurden (Analyse der Zielgruppe, Auswahl der Ressourcen, inhaltliche Auslegung, Festlegung der Meilensteine, Konzipierung des Zeitplans etc.), verhält sich der restliche Ablauf des Projektes dementsprechend sehr starr.

Auch die Ziele werden bereits zum Start des Projektes klar definiert, es gibt diesbezüglich keinerlei Spielraum mehr. Entsprechend muss bei aufkommenden Problemen bzw. sich ändernden Anforderungen (Ressourcenmangel, Zielgruppenzuwachs etc.) das Zeit- und Budgetmanagement angepasst bzw. Meilensteine verschoben werden. Die Kosten für entsprechende späte Anforderungsänderungen sind sehr hoch (Haufe Online Redaktion, 2017).

Die Projektarbeit ist durch klare Hierarchien gekennzeichnet. Die Aufwandsschätzungen werden nicht zusammen im Team, sondern durch die Projektleitung erarbeitet (Haufe Online Redaktion, 2017). So besteht die Gefahr, dass Erfahrungen, Fähigkeiten und das gesammelte Wissen der Teammitglieder nicht ausreichend in die Entscheidungsprozesse bezüglich der Konzeption des Projektes mit einfließen. Dies ist insofern kritisch, dass Projekte sehr vielseitig aufgebaut sind und stark von interdisziplinärem Wissen profitieren können.

Eine großes Risiko birgt die Tatsache, dass die Stakeholder (alle Interessensgruppen) nur das Endergebnis sehen (Haufe Online Redaktion, 2017). Entspricht dieses nicht den Vorstellungen externer Förderer oder Projektträger, ist eine entsprechende Veränderung nicht mehr umsetzbar.

Projekte, in denen sich am Wasserfallmodell orientiert wird, scheitern häufig. Dabei ist Scheitern nicht immer absolut zu verstehen.

Gründe des Scheiterns

  1. Es wird keine Anpassungsfähigkeit im Projektplan vorgesehen – somit können neu aufkommende Bedürfnisse nicht befriedigt werden
  2. Die Änderung von Anforderungen während des Projektverlaufes ist schwierig und benötigt mehr Ressourcen (Hohe Kosten – wird als Misserfolg angesehen)
  3. Transparenz der Fortschritte für Projektbeteiligte (extern/intern) fehlt, insbesondere aufgrund mangelnder Kommunikation bei Misserfolgen
  4. Terminverschiebungen und Budgetanpassungen sind aufgrund der starren Zielvorgaben unvermeidlich (bspw. weil Deadlines nicht eingehalten werden können)
  5. Aufgrund hierarchischer Entscheidungsstrukturen werden Mitarbeiter*innen mit Fachkenntnissen nicht in die Planung eingebunden (keine interdisziplinären Teams)

Agilität im Projektmanagement – eine Alternative

Agiles Projektmanagement kann gewissermaßen als Umkehr der Prinzipien klassischer Arbeitsweisen angesehen werden. Jedes Projekt ist anders, somit machen langfristige Pläne mit guter Struktur aber niedriger Flexibilität wenig Sinn. Daher liegt der Fokus im agilen Projektmanagement darauf, den Gesamtprozess flexibel zu gestalten und aufkommende Hindernisse bzw. neue Umstände kontinuierlich in die Prozessgestaltung mit einzubauen. Die Teams arbeiten in kurzen Zyklen, die Sprints genannt werden, um konstante Verbesserungen zu liefern.

Gut kann man die Unterschiede zu klassischen Methoden mithilfe des Zusammenspiels 3 zentraler Variablen im Projektmanagement verdeutlichen: Termine, Kosten und Ziele. In einem agilen Projekt legen Sie Zeit- und Budgetvorgaben klar fest, Ihre Ziele definieren Sie hingegen flexibel. Man spricht hier von einer Zielwolke oder einem Zielraum. Das erleichtert Ihnen und Ihrem Projektteam, sich verändernde Rahmenbedingungen in jeder Stufe des Entwicklungsprozesses miteinzubeziehen. Daraus resultierende Änderungen an den Anforderungen sind während des Projektverlaufes eingeplant und die Kosten für späte Anforderungsänderungen dementsprechend mäßig (Haufe Online Redaktion, 2017).

Nehmen wir an, man möchte eine Informationskampagne durchführen. Wurde diese ursprünglich nur für Social-Media Kanäle konzipiert, kann sie ohne großen Aufwand auch auf die Organisation öffentlicher Veranstaltungen ausgeweitet werden, wenn man in den Teammeetings oder durch Feedback der Stakeholder erkennt, dass die Zielgruppe so besser angesprochen wird. Der Entwicklungsprozess ist iterativ und nicht sequentiell, Überschneidungen der Phasen sind teilweise sogar gewollt (Haufe Online Redaktion, 2017). So kann das Konzept der Kampagne auch inhaltlich noch nach Kampagnenstart in den Meetings der selbstorganisierten Teams verbessert oder ergänzt werden, wenn die Resonanz der Rezipient*innen noch nicht die gewollte Wirkung widerspiegelt. Im besten Fall arbeiten Stakeholder und Projektarbeiter auf täglicher Basis eng zusammen. Durch die kontinuierliche Bewertung der Zwischenergebnisse seitens der Stakeholder kann der Prozess so fortlaufend verbessert werden. Als ultimatives Messinstrument für Erfolg gilt eine fertige, funktionierende Informationskampagne, welche die gewünschte Wirkung erzielt und die Vorstellungen der Stakeholder befriedigt (Maier & Schmöl, 2020).

Der Zwischenstand kann nach Abschluss eines Sprints (festgelegte Zeiteinheit für eine Entwicklungsphase) evaluiert werden. Jeder Sprint beinhaltet Konzeption, Umsetzung, Testing und Dokumentation (Mesirow, 2018). Da das aus jedem Sprint resultierende Zwischenergebnis die Basis für den folgenden Arbeitsschritt darstellt, sind Kurskorrekturen nahezu immer möglich. Auf ein Projekt mit einer Laufzeit von mehreren Monaten wirkt dauerhaft eine Vielzahl an Einflussgrößen. Es ist davon auszugehen, dass sich Rahmenbedingungen und Umsetzungswünsche im Laufe des Projektes verändern. Daher ist es wichtig, dass in der Konzeption und Umsetzung, je nach aktueller Entwicklung, für jeden Sprint Prioritäten neu gesetzt werden können.

Der Gesamtprozess sieht also folgendermaßen aus:

  • Sprint 1 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
  • Sprint 2 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)

In den selbstorganisierten kleinen Teams ohne Hierarchien ist es wichtig, gemeinsam Verantwortung zu tragen. Aufgaben werden selbstständig übernommen und nicht von oben zugeteilt (Maier & Schmöl, 2020). Daher ist eine ausgeprägte Face-to-Face Kommunikation und die flexible Einrichtung von Meetings unabdingbar. Face-to-Face-Meetings gelten hier grundsätzlich als die effizienteste und effektivste Form, um den Projekterfolg sicher zu stellen. Aufwandsschätzungen werden gemeinsam im Team gemacht. So kann jedes Teammitglied persönliches Wissen, Erfahrungen und Ideen in die Prozessplanung mit einbringen. Insgesamt erhöht sich die Qualität des Outputs, da die Vorteile der Interdisziplinarität im Team ausgeschöpft werden.

Fazit

Arbeitsweisen „von 0 auf 100“ umzukehren, ist kaum umsetzbar. Ein einzelnes Projekt bietet aber grundsätzlich eine gute Möglichkeit, agiles Arbeiten zunächst einmal zu beschnuppern. Sie wählen bestimmte agile Prinzipien und Techniken aus und wenden diese in Ihrem Projekt an. So können Sie klassische Vorgehensweisen immer weiter reduzieren und das Projekt schrittweise agiler machen.

Quellenverzeichnis

Haufe Online Redaktion (2017): Agile Methoden und Techniken im Überblick. Link: https://www.haufe.de/personal/hr-management/agile-methoden-definition-und-ueberblick_80_428832.html [zuletzt abgerufen am 31.03.2020]

Maier, Florian & Schmöl, Rene (2020): Agile FAQ. Was Sie über agiles Projektmanagement wissen müssen. Link: https://www.cio.de/a/agiles-projektmanagement-faq,3262202 [zuletzt abgerufen am 31.03.2020]

Mesirow, Eva (2019):Projektmanagement. Wasserfall-Methode vs. agile Umsetzung. Link: https://www.wegewerk.com/blog/wasserfall-vs-agile-umsetzung/ [zuletzt abgerufen am 31.03.2020]

Riehle, Jan-Philip (2019): Klassiker des Projektmanagements: Wasserfall-Modell vs. agiles Vorgehen. Link: https://www.pinuts.de/blog/webstrategie/projektmanagement-wasserfall-gegen-scrum [zuletzt abgerufen am 31.03.2020]

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Konzepte

Die Urheber des agilen Manifests haben einige Rahmenwerke (Frameworks) entwickelt. Die bekanntesten und meistgenutzten Rahmenwerke sind Scrum und Kanban (microTOOL, 2020). Während sich Scrum für kreative Projekte eignet, kann Kanban auch für Routineaufgaben genutzt werden. Zudem eignet sich Scrum besser für Teamarbeiten in komplexen Projekten, während Kanban auch von alleine arbeitenden Personen genutzt werden kann (SolidCreativity GmbH, 2019).

Charakteristisch für Scrum ist, dass die gesamte Projektlaufzeit in Etappen, sog. „Sprints“, gestaffelt wird. Ziel ist es, am Ende eines Sprints ein Zwischenprodukt oder -ergebnis zu erhalten, das mit allen Projektteilnehmer*innen abgestimmt wird.

In Scrum gibt es drei definierte Rollen: Zum einen gibt es den Product Owner, der die Anforderungen an das Endprodukt stellt und diese priorisiert. Umgesetzt werden diese Projektvisionen vom Projektteam, der zweiten Rolle in Scrum. Das Projektteam entwickelt das Produkt, arbeitet stets selbstorganisiert und ist dafür verantwortlich, die Sprints einzuhalten. Eine weitere Rolle nimmt der sogenannte Scrum Master ein. Der Scrum Master ist für die Kommunikation zwischen Product Owner und Projektteam verantwortlich und organisiert sowie moderiert die Meetings. Er trägt zudem die Verantwortung dafür, dass die Scrum-Methode eingehalten wird (Pfeffer, 2019).

Die Scrum Methode beinhaltet fünf Aktivitäten: Im Rahmen des Sprint Plannings wird die nächste Etappe geplant und Anforderungen werden in einzelne Aufgaben, sog. „Tasks“, eingeteilt. Im besten Falle trifft sich das Projektteam jeden morgen zu einem Daily Scrum, damit sich über den Arbeitsstand und mögliche Hindernisse ausgetauscht werden kann. Das Pendant dazu bildet der Sprint Review, in dem sich das Projektteam am Ende jedes Sprints ein Feedback vom Product Owner einholt. Die Arbeitsweise des Projektteams wird zudem im Rahmen eines Sprint Retrospective regelmäßig reflektiert, um sie zu optimieren. Eine andere, kontinuierliche Aktivität wird vom Product Owner durchgeführt. Dieser führt das Product Backlog Refinement durch, indem er die Anforderungen während der gesamten Projektlaufzeit formuliert und organisiert (Pfeffer, 2019).

Das Kanban Konzept findet seinen Ursprung in der Automobilindustrie. Der Automobilhersteller Toyota führte Ende der 40er Jahre die „Just in Time“-Produktion ein, welche sich an der Kundennachfrage orientiert (Kanbanize, 2020). Dieses Konzept legte den Grundstein für das heute bestehende Kanban-Board, welches meist digital erstellt wird. Es besteht aus den drei Spalten „To Do“, „In Progress“ und „Done“ und kann mit Aufgaben, den „Tickets“, beschrieben werden. Arbeiten mehrere Personen oder Teams in einem Projekt zusammen, können alle Projektmitglieder auf das digitale Board zugreifen und Aufgaben aus der „To Do“-Spalte auswählen. Wer an welcher Aufgabe arbeitet ist für alle Teilnehmenden sichtbar, sodass der Arbeitsprozess transparent bleibt.

Da Scrum eher in kleineren Projektteams mit bis zu neun Personen eingesetzt wird, gibt es weitere Rahmenwerke, die auch für größere Unternehmen sowie vielzählige Projektteilnehmer*innen geeignet sind (yeebase media GmbH, 2019). Eine Erweiterung von Scrum stellt beispielsweise Nexus dar (NEXUS AG, 2020). In diesem Framework existiert neben den bereits beschriebenen drei Rollen ein zusätzliches Nexus-Integrations-Team, welches für ein einheitliches Verständnis und den Einsatz notwendiger Praktiken und Werkzeuge in den Scrum-Teams sorgt. An weitaus größere Unternehmen richtet sich der Scaled agile Framework, oder kurz „Safe“ genannt. Dieses Rahmenwerk besteht aus einer Team,- Programm,- und Portfolioebene und ermöglicht bereits bestehenden Unternehmen agile Methoden in ihre Arbeitsweise zu integrieren (SAFe, 2019). Ein weiteres, oft genutztes Rahmenwerk ist das Large Scale Scrum, abgekürzt „Less“, welches den einfachen Aufbau des Konzepts hervorhebt (Less, 2020). Es ist für die Zusammenarbeit von acht Scrum-Teams ausgelegt, Erweiterungen für mehrere Teams sind jedoch möglich (yeebase media GmbH, 2019).

Werkzeuge

Die Umsetzung des agilen Projektmanagements im Team erfolgt mithilfe von verschiedenen Werkzeugen.

Jira und Trello bieten Unternehmen die Möglichkeit ihre Aufgaben gemeinsam zu planen, jemandem zu zuweisen, den Stand zu verfolgen, Fortschritte zu verwalten und gegebenenfalls Berichte darüber zu erstellen. Die Übersicht zum aktuellen Ablauf eines Vorgangs, auch Aufgabe oder Ticket genannt, gewährleisen die Workflows, die je nach Bedarf anpassbar sind (Atlassian, 2020).

Beispiel:

Abbildung 1: Workflows (Atlassian, 2020)

Confluence und auch Google Docs dienen im agilen Projektmanagement als Ablage sowie zur Sammlung von Informationen über die Projekte und das Unternehmen im Allgemeinen. Da Confluence vom selben Anbieter wie Jira und Trello entwickelt wurde, ist eine reibungslose Verknüpfung der beiden Werkzeuge möglich (Communardo Software GmbH, 2020).

Für eine umfangreichere Darstellung der agilen Rahmenwerke „Scrum“ und „Kanban“ können wir Ihnen folgende Literatur empfehlen:

Röpstorff, S. & Wiechmann, R. (2015). Scrum in der Praxis: Erfahrungen, Problemfelder und Erfolgsfaktoren. Heidelberg: dpunkt.verlag.

Burrows, M. (2015). Kanban: Verstehen, einführen, anwenden. Heidelberg: dpunkt.verlag.

Quellen


Agilemanifesto.org
 (Hrsg.), 2001: History: The Agile Manifesto. Link:  https://agilemanifesto.org/history.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Manifest für Agile Softwareentwicklung. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Agilemanifesto.org (Hrsg.), 2001: Prinzipien hinter dem Agilen Manifest. Link: https://agilemanifesto.org/iso/de/principles.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Angermeier, Dr. Georg; Projektmagazin (Hrsg.) 2017: Agiles Projektmanagement. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/agiles-projektmanagement [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Atlassian (Hrsg.), 2020: Jira Software versus Trello. Link: https://www.atlassian.com/software/jira/comparison/jira-vs-trello. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Communardo Software GmbH (Hrsg.), 2020: Die verschiedenen Facetten des Projektmanagments. Link: https://www.communardo.de/agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

EDUTRAIMENT COMPANY GMBH (Hrsg.), 2020: Das agile Manifest: 4 Werte-12 Prinzipien. Link: https://www.edutrainment-company.com/das-agile-manifest-4-werte-12-prinzipien/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Kanbanize (Hrsg.), 2020: Kanban, eine Erklärung für Einsteiger. Link: https://kanbanize.com/de/kanban-ressourcen/kanban-erste-schritte/was-ist-kanban/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Less (Hrsg.), 2020: Introduction to Less. Link: https://less.works/less/framework/why-less.html. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

MicroTOOL (Hrsg.), 2020: Agiles Projektmanagement. Auf Änderungen schnell reagieren. Link: https://www.microtool.de/wissen-online/was-ist-agiles-projektmanagement/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Pfeffer, Joachim; Projektmagazin (Hrsg.) 2019: Scrum. Link: https://www.projektmagazin.de/glossarterm/scrum [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SAFe (Hrsg.), 2019: Welcome to Scaled Agile Framework 5.0. Link: https://www.scaledagileframework.com/about/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

SolidCreativity GmbH (Hrsg.), 2019: Scrum oder Kanban-Welche Methode ist richtig für Ihr Projekt? Link: https://agiles-projektmanagement.info/agiles-projektmanagement-einfuehren/#Kontaktinformationen [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

The Project Group, 2019: Klassisches versus agiles Projektmanagment. Link:  https://www.theprojectgroup.com/blog/agile-klassische-oder-hybride-projektmanagement-methoden/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Agile Skalierungsframeworks: Safe, Less und Nexus im Vergleich. Link: https://t3n.de/news/agile-skalierungsframeworks-safe-less-nexus-1150190/ [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Yeebase media GmbH (Hrsg.), 2019: Kanban versus Scrum-was sind die Unterschiede? Link: https://t3n.de/news/kanban-scrum-unterschiede-834533/. [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]

Bildquellen

Abbildung 1: Atlassian (Hrsg.), 2020: Kurzübersicht über Jira. Link: https://www.atlassian.com/de/software/jira/guides/getting-started/overview#key-terms-to-know [zuletzt abgerufen am 23.01.2020]