Der Agile Wandel innerhalb einer Organisation ist ein mehrstufiger Prozess. Es ist daher bedeutend, den langen Weg einer Überprüfung (in Folge: Monitoring) zu unterziehen. In diesem Beitrag werden wir das Vorgehen und die Ziele eines Monitorings vorstellen, das sowohl auf eine gesamte Organisation als auch auf den Wandel einzelner Projekte angewendet werden kann.
Zu Beginn dieses Wandels muss deshalb der Status-quo aufgenommen werden. Dabei wird auf der einen Seite die agile Reife und auf der anderen die generelle Reife eines Projektes erhoben.
Agile Reife
Explizite Indikatoren
Auskunft über die Agile Reife einer Organisation geben vor allem explizite Faktoren von Agilität. Diese sind zum Beispiel die aktive Schulung von Mitarbeiter*innen zum Thema Agiles Arbeiten oder auch die Anwendung agiler Methoden im Arbeitsprozess. Eine starke Ausprägung von Agilität ist auch erreicht, wenn die Entwicklung und Implementation eines eigenen agilen Rahmenprogramms in der Organisation vorhanden ist.
Implizite Indikatoren
Implizite Hinweise auf die Agile Reife können dahingegen z. B. die Selbstorganisation, die Wertorientierung oder die Klarheit (Transparenz von Zielen, Rollen, Prozesse und Expertenwissen) sein. Innerhalb der folgenden Grafik sind die Indikatoren als Kernaspekte mit jeweils vier Ausprägungen näher erläutert. Ebene A entspricht hier der minimalen Ausprägung, Ebene D der maximalen Ausprägung des Indikators.
Generelle Reife
Die generelle Reife einer Organisation ist durch ihre Stabilität und Wirksamkeit beeinflusst. Diese beiden Leistungsindikatoren geben der Organisation ihre Existenzberechtigung und -sicherung. In welchem Maße eine Organisation stabil und wirksam ist, ist wiederum auch Ergebnis aller Faktoren, die die Agilität betreffen. Die folgende Grafik zeigt die Indikatoren Wirksamkeit und Stabilität samt ihrer minimalen und maximalen Ausprägung.
Abbildung: Leistungsindikatoren
Methode: Monitoring
Mithilfe dieser Indikatoren kann eine erste Bewertung der eigenen Agiliät stattfinden. Später können sie zudem Auskunft darüber geben, ob ein vorher gesetztes Ziel erreicht wurde. Dabei kann wie folgt vorgegangen werden:
- Indikatoren auswählen:
Markieren sie innerhalb der oben genannten sechs Indikatoren jeweils die Ebene, die am ehesten auf ihr Projekt zutrifft. Die ausgewählten Indikatoren werden in der ersten Zeile der Monitoring-Tabelle notiert. - Ausprägung markieren:
Nun notieren Sie zu jedem Indikator seine stärkste Ausprägung am oberen Ende der Skala. Am unteren Ende wird die schwächste Ausprägung notiert. - Ist- und Soll-Werte feststellen:
Mit einem Kreuz auf der Skala markieren Sie die momentane Situation ihres Projektes bezogen auf diesen einen Indikator. Am unteren Ende der Spalte wird zudem der gewünschte Soll-Wert angegeben und die Zeitspanne, in der dieser erreicht werden soll (z. B. 6 Monate). Dies wiederholen Sie auch bei den restlichen Indikatoren.
Hier wurde die Monitoring-Tabelle mit drei Indikatoren beispielhaft ausgefüllt.
In der ersten Spalte ist die Bewertung des Indikators „Agile Methoden werden angewandt“ zu sehen. Dieser ist maximal ausgeprägt, wenn zahlreiche Methoden innerhalb des Projektes verwendet werden und alle Mitwirkenden mit diesen Methoden in Berührung kommen konnten. Im Gegensatz dazu wäre eine minimale Ausprägung vorhanden, wenn das Projekt noch ohne agile Methoden durchgeführt wird. Der Ist-Zustand wird im Beispiel auf der Skala mit „3“ angegeben – hier ist also noch Verbesserungsbedarf vorhanden. Das Ziel (Soll-Zustand) soll hier nach 6 Monaten die Verbesserung auf den Wert „8“ sein (siehe letzte Zeile).
Die zweite Spalte thematisiert den Indikator „klar definierte und transparente Prozesse“. Hier wurde der Ist-Zustand mit einer „2“ angegeben: die Prozesse innerhalb dieses Teams sind also noch nicht klar benannt und sind kaum transparent nach außen. In der untersten Zeile wird festgelegt, dass sich dieser Zustand auf den Wert „9“ verbessern soll. Das nächste Monitoring soll also bestenfalls feststellen, dass die Prozesse innerhalb der letzten 6 Monate nun klarer definiert und auch transparenter sind.
Diese Momentaufnahme gibt Auskunft darüber, wie stark Agilität und agile Methoden in Ihrem Projekt vertreten sind. Aber auch während der Umsetzung des Projektes sollten die Ist- und Soll-Werte regelmäßig (z. B. alle drei Monate) aktualisiert werden. So können Fortschritte sichtbar gemacht und die Ziele bei Bedarf angepasst werden. Im weiteren Arbeitsprozess sollte der Fokus zunächst auf die Aspekte gelegt werden, bei denen eine hohe Abweichung der Ist- und Soll-Zustände vorherrscht. Hier ist ein erhöhter Handlungsbedarf vorzufinden, der durch den agilen Arbeitsprozess verbessert werden kann.
Fazit
Das Monitoring ist eine hilfreiche Methode um herauszufinden, wo sich Ihre Organisation oder Ihr Projekt im Hinblick auf das agile Arbeiten befindet. Neben einer ersten Bewertung kann das Monitoring auch im weiteren Arbeitsprozess einen Gesamtüberblick und eine flexible Anpassung der Ziele ermöglichen. So kann der Wandel zu agilem Arbeiten je nach Bedürfnissen und Gegebenheiten des Projektes transparent umgesetzt werden. Probieren auch Sie den Monitoring-Prozess für ihr Projekt oder Ihre Organisation aus. Die benötigte Monitoring-Tabelle und eine Übersicht der Indikatoren finden Sie am Ende dieses Beitrages.
Quellen und weitere Informationen
swapwork (2017): CASA-Index & Handbuch. Continuos Agile Self-Assessment, Version 1.0. https://swapwork.de/wp-content/uploads/2018/06/CASA-IndexHandbuch_swapwork_1.0.pdf (Abruf: 13. Mai 2020)
Materialien zum Download
Monitoring-Tabelle
Übersicht der Indikatoren
