Was bedeutet es, ein Projekt agil umzusetzen? Um diese Frage beantworten zu können, muss man die Unterschiede zwischen klassischem und agilem Projektmanagement kennen. Mittels einer Gegenüberstellung soll dieser Beitrag die wichtigsten Unterschiede nachvollziehbar machen.
Wasserfall-Modell
Der Klassiker unter den Projektmanagement-Modellen ist das sogenannte Wasserfall-Modell. Dieses beschreibt eine herkömmliche Vorgehensweise des klassischen Projektmanagements. Große Projekte werden in mehrere Stufen bzw. Phasen unterteilt, die aufeinander aufbauen. Anhand eines klar definierten Ablaufs wird das Projekt schrittweise bearbeitet. Eine Aufgabe wird erst begonnen, sobald die vorherige Stufe beendet ist. Es werden Meilensteine schrittweise erreicht. Es handelt sich um einen sequentiellen Entwicklungsprozess. Charakteristisch für das klassische Wasserfall-Modell ist die konsequente Durchführung der vorher geplanten Phasen. Wird eine Phase abgeschlossen, kann und soll diese Entscheidung nicht mehr rückgängig gemacht werden (Riehle, 2019).
Eine zentrale Rolle im Modell nimmt die Planungsphase ein, in der unter anderem die endgültige Projektorganisation sowie das endgültige Konzept festgelegt, die Finanzierung geklärt und der Projektstrukturplan erstellt wird. Die Konzeption und Planung muss somit vollständig abgeschlossen werden, bevor das Projekt offiziell startet. Nachdem notwendige Maßnahmen für den Start ergriffen wurden (Analyse der Zielgruppe, Auswahl der Ressourcen, inhaltliche Auslegung, Festlegung der Meilensteine, Konzipierung des Zeitplans etc.), verhält sich der restliche Ablauf des Projektes dementsprechend sehr starr.
Auch die Ziele werden bereits zum Start des Projektes klar definiert, es gibt diesbezüglich keinerlei Spielraum mehr. Entsprechend muss bei aufkommenden Problemen bzw. sich ändernden Anforderungen (Ressourcenmangel, Zielgruppenzuwachs etc.) das Zeit- und Budgetmanagement angepasst bzw. Meilensteine verschoben werden. Die Kosten für entsprechende späte Anforderungsänderungen sind sehr hoch (Haufe Online Redaktion, 2017).
Die Projektarbeit ist durch klare Hierarchien gekennzeichnet. Die Aufwandsschätzungen werden nicht zusammen im Team, sondern durch die Projektleitung erarbeitet (Haufe Online Redaktion, 2017). So besteht die Gefahr, dass Erfahrungen, Fähigkeiten und das gesammelte Wissen der Teammitglieder nicht ausreichend in die Entscheidungsprozesse bezüglich der Konzeption des Projektes mit einfließen. Dies ist insofern kritisch, dass Projekte sehr vielseitig aufgebaut sind und stark von interdisziplinärem Wissen profitieren können.
Eine großes Risiko birgt die Tatsache, dass die Stakeholder (alle Interessensgruppen) nur das Endergebnis sehen (Haufe Online Redaktion, 2017). Entspricht dieses nicht den Vorstellungen externer Förderer oder Projektträger, ist eine entsprechende Veränderung nicht mehr umsetzbar.
Projekte, in denen sich am Wasserfallmodell orientiert wird, scheitern häufig. Dabei ist Scheitern nicht immer absolut zu verstehen.
Gründe des Scheiterns
- Es wird keine Anpassungsfähigkeit im Projektplan vorgesehen – somit können neu aufkommende Bedürfnisse nicht befriedigt werden
- Die Änderung von Anforderungen während des Projektverlaufes ist schwierig und benötigt mehr Ressourcen (Hohe Kosten – wird als Misserfolg angesehen)
- Transparenz der Fortschritte für Projektbeteiligte (extern/intern) fehlt, insbesondere aufgrund mangelnder Kommunikation bei Misserfolgen
- Terminverschiebungen und Budgetanpassungen sind aufgrund der starren Zielvorgaben unvermeidlich (bspw. weil Deadlines nicht eingehalten werden können)
- Aufgrund hierarchischer Entscheidungsstrukturen werden Mitarbeiter*innen mit Fachkenntnissen nicht in die Planung eingebunden (keine interdisziplinären Teams)
Agilität im Projektmanagement – eine Alternative
Agiles Projektmanagement kann gewissermaßen als Umkehr der Prinzipien klassischer Arbeitsweisen angesehen werden. Jedes Projekt ist anders, somit machen langfristige Pläne mit guter Struktur aber niedriger Flexibilität wenig Sinn. Daher liegt der Fokus im agilen Projektmanagement darauf, den Gesamtprozess flexibel zu gestalten und aufkommende Hindernisse bzw. neue Umstände kontinuierlich in die Prozessgestaltung mit einzubauen. Die Teams arbeiten in kurzen Zyklen, die Sprints genannt werden, um konstante Verbesserungen zu liefern.
Gut kann man die Unterschiede zu klassischen Methoden mithilfe des Zusammenspiels 3 zentraler Variablen im Projektmanagement verdeutlichen: Termine, Kosten und Ziele. In einem agilen Projekt legen Sie Zeit- und Budgetvorgaben klar fest, Ihre Ziele definieren Sie hingegen flexibel. Man spricht hier von einer Zielwolke oder einem Zielraum. Das erleichtert Ihnen und Ihrem Projektteam, sich verändernde Rahmenbedingungen in jeder Stufe des Entwicklungsprozesses miteinzubeziehen. Daraus resultierende Änderungen an den Anforderungen sind während des Projektverlaufes eingeplant und die Kosten für späte Anforderungsänderungen dementsprechend mäßig (Haufe Online Redaktion, 2017).
Nehmen wir an, man möchte eine Informationskampagne durchführen. Wurde diese ursprünglich nur für Social-Media Kanäle konzipiert, kann sie ohne großen Aufwand auch auf die Organisation öffentlicher Veranstaltungen ausgeweitet werden, wenn man in den Teammeetings oder durch Feedback der Stakeholder erkennt, dass die Zielgruppe so besser angesprochen wird. Der Entwicklungsprozess ist iterativ und nicht sequentiell, Überschneidungen der Phasen sind teilweise sogar gewollt (Haufe Online Redaktion, 2017). So kann das Konzept der Kampagne auch inhaltlich noch nach Kampagnenstart in den Meetings der selbstorganisierten Teams verbessert oder ergänzt werden, wenn die Resonanz der Rezipient*innen noch nicht die gewollte Wirkung widerspiegelt. Im besten Fall arbeiten Stakeholder und Projektarbeiter auf täglicher Basis eng zusammen. Durch die kontinuierliche Bewertung der Zwischenergebnisse seitens der Stakeholder kann der Prozess so fortlaufend verbessert werden. Als ultimatives Messinstrument für Erfolg gilt eine fertige, funktionierende Informationskampagne, welche die gewünschte Wirkung erzielt und die Vorstellungen der Stakeholder befriedigt (Maier & Schmöl, 2020).
Der Zwischenstand kann nach Abschluss eines Sprints (festgelegte Zeiteinheit für eine Entwicklungsphase) evaluiert werden. Jeder Sprint beinhaltet Konzeption, Umsetzung, Testing und Dokumentation (Mesirow, 2018). Da das aus jedem Sprint resultierende Zwischenergebnis die Basis für den folgenden Arbeitsschritt darstellt, sind Kurskorrekturen nahezu immer möglich. Auf ein Projekt mit einer Laufzeit von mehreren Monaten wirkt dauerhaft eine Vielzahl an Einflussgrößen. Es ist davon auszugehen, dass sich Rahmenbedingungen und Umsetzungswünsche im Laufe des Projektes verändern. Daher ist es wichtig, dass in der Konzeption und Umsetzung, je nach aktueller Entwicklung, für jeden Sprint Prioritäten neu gesetzt werden können.
Der Gesamtprozess sieht also folgendermaßen aus:
- Sprint 1 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
- Sprint 2 (Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation, Evaluation)
- …
In den selbstorganisierten kleinen Teams ohne Hierarchien ist es wichtig, gemeinsam Verantwortung zu tragen. Aufgaben werden selbstständig übernommen und nicht von oben zugeteilt (Maier & Schmöl, 2020). Daher ist eine ausgeprägte Face-to-Face Kommunikation und die flexible Einrichtung von Meetings unabdingbar. Face-to-Face-Meetings gelten hier grundsätzlich als die effizienteste und effektivste Form, um den Projekterfolg sicher zu stellen. Aufwandsschätzungen werden gemeinsam im Team gemacht. So kann jedes Teammitglied persönliches Wissen, Erfahrungen und Ideen in die Prozessplanung mit einbringen. Insgesamt erhöht sich die Qualität des Outputs, da die Vorteile der Interdisziplinarität im Team ausgeschöpft werden.
Fazit
Arbeitsweisen „von 0 auf 100“ umzukehren, ist kaum umsetzbar. Ein einzelnes Projekt bietet aber grundsätzlich eine gute Möglichkeit, agiles Arbeiten zunächst einmal zu beschnuppern. Sie wählen bestimmte agile Prinzipien und Techniken aus und wenden diese in Ihrem Projekt an. So können Sie klassische Vorgehensweisen immer weiter reduzieren und das Projekt schrittweise agiler machen.
Quellenverzeichnis
Haufe Online Redaktion (2017): Agile Methoden und Techniken im Überblick. Link: https://www.haufe.de/personal/hr-management/agile-methoden-definition-und-ueberblick_80_428832.html [zuletzt abgerufen am 31.03.2020]
Maier, Florian & Schmöl, Rene (2020): Agile FAQ. Was Sie über agiles Projektmanagement wissen müssen. Link: https://www.cio.de/a/agiles-projektmanagement-faq,3262202 [zuletzt abgerufen am 31.03.2020]
Mesirow, Eva (2019):Projektmanagement. Wasserfall-Methode vs. agile Umsetzung. Link: https://www.wegewerk.com/blog/wasserfall-vs-agile-umsetzung/ [zuletzt abgerufen am 31.03.2020]
Riehle, Jan-Philip (2019): Klassiker des Projektmanagements: Wasserfall-Modell vs. agiles Vorgehen. Link: https://www.pinuts.de/blog/webstrategie/projektmanagement-wasserfall-gegen-scrum [zuletzt abgerufen am 31.03.2020]
